Règlement intérieur du CAS
REMARQUE PRELIMINAIRE:
Les règles précisées dans les statuts s’imposent et ne sont pas repris dans ce règlement interne.
COMPOSITION DU CAS
Les membres du CAS élus (titulaires et suppléants) chaque année par l’assemblée générale ordinaire de l’ASL se réunissent sous la convocation du Directeur dans les 15 jours qui suivent l’AGO.
L’ordre du jour de ce premier CAS concerne:
• L’élection du président du CAS .
• L’élection du vice-président.
• Répartition des membres titulaires du CAS dans les commissions et élection du rapporteur
de chaque commission.
• Répartition des membres suppléants du CAS dans les commissions .
• L’analyse de la trésorerie.
• Actions à lancer vis-à-vis des propriétaires débiteurs.
• Présentation éventuelle des actions urgentes par le Directeur, décisions à prendre.
• Calendrier prévisionnel des réunions du CAS
Election du Président:
Chaque membre titulaire du CAS peut se porter candidat, un vote est alors organisé à bulletin secret s’il y a plusieurs candidats. Seuls les membres titulaires peuvent voter. Autant de tours que nécessaires sont organisés jusqu’à ce qu’un candidat obtienne la majorité absolue, soit 50% des membres titulaires du CAS présents ou représenté plus une voie. Néanmoins, si au bout de deux tours aucune majorité ne se porte sur un candidat, un troisième tour est organisé avec les deux candidats arrivés en tête, si dans l’hypothèse que le 2ème et le 3ème sont ex-aequo ou si les trois premiers sont ex-aequo la sélection des deux candidats se fait au bénéfice du plus âgé. Lors du 3ème tour si les deux candidats sont ex-aequos, le président est choisi au bénéfice de !’âge, le plus âgé est désigné comme président.
Election du vice-président
L’élection du vice-président se déroule comme l’élection du Président
Composition des Commissions
Le CAS est organisé en commissions, les commissions sont les suivantes:
• Administration générale: travail du Directeur, suivi des contentieux, problème juridiques, charges générales
• Finances: suivi et contrôle des comptes et du budget, suivi des impayés, suivi de la trésorerie, placements financiers
• Espace verts: surveillance du travail des jardiniers, travaux d’élagage, de coupe et replantation. Surveillance de l’état des pavillons.
• Piscine: Organisation de la saison, choix des surveillants de piscine, surveillance du respect de la réglementation et de l’application de la réglementation, organisation et surveillance de la réalisation des travaux d’entretien et de rénovation de la piscine et de la machinerie, organisation de la fête de piscine.
• Travaux-voirie-Gardien: Organisation et surveillance de la réalisation des travaux d’entretien et de rénovation de la résidence ainsi que des aires de jeux. Organisation et surveillance du travail du gardien (ronde, ramassage poubelles et détritus, travaux, … ).
• Tennis: Entretien des tennis, participation en relation avec le Comité Tennis de la fête du tennis.
Chaque commission propose un budget et en suit l’exécution. Le budget général de l’ASL est présenté avec des sous-budgets par commission.
Répartition des membres titulaires dans les commissions
Chaque membre titulaire du CAS se propose pour participer à une commission, un membre titulaire peut participer à plusieurs commissions; » n’y a pas d’élection. Chaque membre titulaire du CAS doit appartenir à au moins une commission.
Répartition des membres suppléants dans les commissions
Chaque membre suppléant du CAS se propose pour participer à une commission, un membre suppléant peut participer à plusieurs commissions. » n’y a pas d’élection. Chaque membre suppléant du CAS doit appartenir à au moins une commission. Les membres suppléants des commissions sont invités à participer aux réunions du CAS et des commissions auxquels ils appartiennent avec un droit de consultation, ils ne participent pas aux votes des décisions.
Election des rapporteurs des commissions
Chaque membre titulaire du CAS appartenant à une commission peut postuler pour être rapporteur. Seuls les membres titulaires du CAS participent à la désignation des rapporteurs. L’élection suit la même organisation que pour l’élection du président.
FONCTIONNEMENT du CAS
Rôle des commissions
Les commissions proposent au CAS chaque année un budget prévisionnel pour l’année N+1. Ce budget est établi en fonction des besoins constatés par chaque commission dans la limite des directives du CAS concernant l’évolution budgétaire.
Avec l’assistance du Directeur, chaque commission demande les devis conformément aux règles votées par l’AG pour la réalisation des travaux qu’elle souhaite proposer.
Le rapporteur présente à chaque CAS les engagements de dépenses que la commission souhaite passer dans le respect des budgets attribués en début d’année. Une fois la commande acceptée par le CAS, le rapporteur signe avec le président la commande acceptée avec la mention « Bon pour commande ». Les commandes doivent respecter les règles de gestion votées en assemblée générale (dépenses prévues au budget dans la limite du maximum autorisé par l’AG ou correspondant à des travaux spécifiques votés en AG, trois devis pour toute commande supérieure à 10000 euros).
La commission contrôle la bonne réalisation des travaux, le rapporteur et le président du CAS signent un PV de réception ou la facture avec la mention « Bon à payer, prestation réalisée ». Le Directeur ne peut payer que les factures ayant cette mention.
Les dossiers présentés par les commissions sont élaborés au sein de la commission. Un compterendu est réalisé par le rapporteur lors de chaque réunion de la commission et diffusé par internet à l’ensemble des membres titulaires et suppléants du CAS.
Le Directeur archive ces djfférents comptes rendus par année et commission.
Le rapporteur a obligation de réunir sa commission au moins une fois par trimestre avant la convocation du CAS afin d’analyser les dossiers à proposer au CAS. Le travail de chaque commission doit être collectif.
Tenue du CAS
Le CAS conformément aux statuts se réunit au moins une fois par trimestre sur convocation du Président. Un planning des réunions sur l’année est proposé lors du premier CAS, il est adapté en fonction des contraintes lors de chaque CAS. Si le président n’assure pas ces convocations, le vice président est habilité à convoquer le CAS et à défaut le Directeur.
Le CAS ne peut délibérer valablement que si les deux-tiers de ces membres titulaires sont présents ou représentés. Chaque membre titulaire du CAS ne peut recevoir qu’un mandat.
Conformément aux statuts :e Directeur participe normalement au CAS sans voix délibérative. Néanmoins des CAS peuvent se tenir sans sa présence, dans ce cas le secrétariat du CAS est assuré par un membre du CAS présent, élu à ce poste en début de séance.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Une fois votées les décisions s’imposent à l’ensemble des membres du CAS et du Directeur, en particulier aux commissions et à leur rapporteur qui doivent exécuter les décisions approuvées relevant de leurs attributions.
L’ordre du jour de chaque CAS est expédié par e-mail (chaque membre du CAS devra avoir une adresse e-mail et pouvoir être contacté par ce canal) à l’en5emb~e des membres titulaires et suppléants du CAS au moins 8 jours à l’avance. Chaque membre du CAS titulaire et suppléant peut proposer des points à mettre à l’ordre du jour, le président doit les prendre en compte.
Les pièces consécutives de l’ordre du jour sont expédiées également par e-mail au moins 24 heures avant la réunion.
L’ordre du jour d’un CAS doit obligatoirement comporter les points suivants:
1. Analyse des actions en-cours: l’avancement des actions engagées est analysé et les consignes pour les faire avancer approuvées. La liste des actions à réaliser est mise à jour par chaque rapporteur, le Directeur et le Président sur l’outil mis à disposition sur internet.
2. Analyse de la trésorerie: Le rapporteur de la commission finances et le Directeur présentent l’état de la trésorerie et propose éventuellement les placements financiers à réaliser.
3. Analyse des débiteurs: Le rapporteur de la commission finances et le Directeur présentent l’évolution des impayés et propose les actions de recouvrement qui doivent être approuvées.
4. Analyse des dépenses: Au moins une fois par trimestre, le rapporteur de la commission finances et le Directeur, en accord avec les rapporteurs des commissions, présentent un état des dépenses et leur projection d’ici la fin de l’année. A partir de ces informations le CAS décidera des commandes à engager avec l’objectif de respecter le budget voté.
5. Date du prochain CAS, mise à jour du calendrier prévisionnel des réunions du CAS
Le secrétaire de séance est statutairement le Directeur, néanmoins un secrétaire adjoint de séance est élu en début de réunion qui sera chargé avec le Directeur de réaliser le compte-rendu de la réunion du CAS.
Un projet de compte-rendu est établi entre le Directeur et le secrétaire adjoint de séance dans les 8 jours qui suivent le CAS. Ce compte-rendu est envoyé aux participants pour validation. Chaque membre présent formule sous 5 jours ses remarques et donne son accord ou son refus sur le compte-rendu à l’ensemble des destinataires de ce compte-rendu. Au-delà de ce délai il sera considéré que le membre présent qui n’a pas répondu valide le document. Le Directeur et le secrétaire adjoint de séance amendent le compte-rendu en fonction des remarques reçues. Si des remarques entre les membres sont contradictoires, les différentes opinions sont reportées dans le compte-rendu avec la précision du nom de la personne ayant émis ces remarques.
Le Directeur diffuse le compte-rendu ainsi amendé, considéré comme validé, à l’ensemble des membres titulaires et suppléants du CAS. Il le reporte sur le registre côté et paraphé des délibérations du CAS dont il a la responsabilité. Il fait afficher à la loge le compte-rendu ainsi validé et le fait diffuser sur le site des Hameaux de la Roche.
Consultation exceptionnelle du CAS
lorsqu’une décision doit être prise rapidement et qu’il n’est pas possible de convoquer rapidement un CAS, le Président ou le Directeur peuvent réaliser une consultation par internet ou téléphone.
Les membres titulaires et suppléants du CAS sont consultés par téléphone ou mail, posant le problème avec le délai de réponse demandé. Chaque membre donne son avis et son choix en le transmettant par e-mail à l’ensemble des membres titulaires et suppléants du CAS. Si au moins les deux tiers des membres titulaires ont donné une réponse dans le délai demandé, le Président ou le Directeur confirme par mail la décision prise répondant à la majorité exprimée. Si aucune majorité ne ressort de cette consultation, un CAS est alors convoqué sous 8 jours pour traiter du problème.
Contrôle des comptes
La commission finances contrôle au moins chaque trimestre les comptes du Directeur. Ce contrôle consiste à :
• Vérifier la réalité des dépenses comptabilisées (accord entre commandes, factures et imputation comptable). Le Directeur doit pouvoir présenter pour chaque dépense comptabilisée un justificatif numéroté suivant le numéro des pièces comptables enregistrées.
• Contrôler les mouvements de fonds (pointage des paiements vis-à-vis des factures, vérification du rapprochement bancaire, pointage des encaissements par rapport à l’évolution des comptes des syndicataires).
Un contrôle complet est réalisé pour la clôture des comptes de l’année écoulé au plus tard pour le 1er mars de chaque année. Pour ce contrôle chaque membre titulaire et suppléant peut participer à sa demande à ce contrôle.
Suivi des impayés
Un contrôle des impayés est assuré au moins 4 fois par an. Un mois après chaque appel de fonds
trimestriel les commissions finances et administrations générales analysent les comptes débiteurs. Les procédures engagées sont analysées dans le détail avec .Le Directeur. Les commissions établissent une liste des actions de recouvrement à proposer au CAS.